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보고서가 잘 쓰는 비법은 존재할까?

수많은 회사원들이 업무를 진행하며 수많은 보고서를 작성하게 된다. 당장 하나의 사업을 진행하는 것만 보아도 기획부터 경과보고, 결과 보고 등 업무는 보고서로 시작해서 보고서로 끝난다. 이렇듯 업무를 진행하는 사람에게 보고서 작성 능력은 필수 불가결한 업무의 요소라 보인다. 하지만 지금 어딘가에는 쉴 틈 없이 키보드를 두드려가며 보고서 써도 결국 지우길 반복하고, 깜빡이는 프롬프트만 바라보며 머리를 쥐어 감싼 사람도 있을 것이다.

보고서를 잘 쓰는 비법은 정말 존재할까? 하지만 하루아침에 보고서 작성 방법을 향상할 수 있다면 보고서 작성으로 고민하는 사람은 없을 것이다. <보고서 작성 실무 강의>의 저자 역시 보고서를 잘 쓰기 방법은 마법 같은 일이 아니라고 이야기한다. 오히려 학습하는 과정 자체가 지난하기 때문에 지름길을 찾는 것이 더욱 효율적이다.

보고서를 잘 쓰기 위해서는 일단 보고서에 대해 많이 생각하고, 읽고, 써보는 과정이 왕도이다. 하지만 당장 업무에 필요한 보고서를 쓰기도 바쁜데 이렇게 해서는 보고서 작성 기술을 늘리기는 어렵다. 따라서 좋은 보고서가 ‘왜 잘 쓰였는지’를 알고 그 포인트만 벤치마킹해도 충분히 좋은 보고서의 필요 요건은 갖출 수 있는 것이다.

보고서를 잘 쓰기 위해서는 해야할 일

단순히 글을 잘 쓴다고 해서 보고서를 잘 쓸 수 있는 것은 아니다. 또한 보고서 작성 실력은 근무 기간이나 업무 능력, 보고 능력과는 무관하다. 우리가 보고서를 잘 쓰지 못하는 이유로 가장 대표적인 세 가지를 꼽아보자면 다음과 같을 것이다.

1. 독자의 니즈 파악이 어렵다. → Who?

2. 자료가 불완전하다. → What?

3. 보고서 작성 스킬이 부족하다. → How?

이를 바탕으로 보고서를 잘 쓰기 위한 방법을 유추해보면 ‘적절한 보고서 작성 스킬을 활용해 독자(보고를 받는 사람) 입장에서 완전한 자료를 구성’하는 것만으로도 충분하다는 역발상이 가능하다. 여기서 가장 중요한 것은 ‘보고서 작성 스킬’이다. 독자의 입장에서 생각해보는 것은 배울 수 있는 틀이 없는 감성적 영역의 문제이다. 자료가 불완전하다는 것은 자료의 완결성을 갖추기 위해선 끊임없는 연구, 시장조사로 해결해야 한다. 하지만 보고서 작성 스킬이 부족하다면 아무리 독자의 입장에서 생각하고, 완전한 자료를 구성했다고 하더라도 내가 전달하고자 하는 바를 명확하게 제시할 수 없다. 따라서 우리는 잘 쓰인 보고서에서 좋은 보고서의 구성 요건을 학습하는 것으로도 꽤 명확한 보고서 작성 지침을 얻을 수 있는 것이다.

제목, 문장, 구성으로 배우는 보고서 스킬

<보고서 작성 실무 강의>는 보고서를 실력이 갑자기 늘어나는 마법은 없다는 원칙을 바탕에 두었다. 보고서를 잘 쓰기 위해서는 잘 쓰인 보고서에서 제목, 문장, 구성을 나누어 ‘왜 잘 쓰였는지’에 대해 알아보고 이를 보고서에 적용할 수 있는 방법을 다루고 있다.

보고서용 제목의 경우 기본적인 형태와 틀이 있고, 보고서의 양식에 어울리는 문장은 따로 존재하며, 보고서에는 논리성을 갖춘 적절한 내용 구성이 존재한다. 이러한 방법론에서 저자는 1,800개 보고서를 분석해 200여 개의 보고서를 추출하고, 유형을 세분화해 ‘내 보고서에 맞는 틀과 문장, 구성’을 적절하게 적용할 수 있는 40개의 보고서 작성 실무 스킬을 완성했다. 따라서 이 책은 보고서를 작성하기 위한 학습서로도 좋지만, 작성하며 막히는 부분이 때때로 펼쳐보며 내 보고서에 작용하기도 좋은 책이다. 그야말로 당장 사서 사무실 책상에 꽂아만 놔도 든든한 책이라고 할 수 있다.